PERATURAN KHUSUS KSPPS PRIMA ARTHA
Nomor : 001/Persus/XII/2021
Tentang :
Pengendalian Internal KSPPS Prima Artha
Menimbang :
a) Bahwa KSPPS PRIMA ARTHA sebagai Koperasi perlu untuk mengembangkan kegiatan usahanya dalam rangka mencapai tujuan berkoperasi, yaitu mensejahterakan anggota pada khususnya serta masyarakat pada umumnya.
b) Bahwa pengembangan usaha koperasi harus disertai dengan pengendalian yang kuat agar terhindar dari risiko-risiko usaha yang tidak terkendali.
c) Bahwa untuk mencapai tujuan tersebut maka diperlukan untuk menetapkan Peraturan Khusus tentang Pengendalian Internal KSPPS PRIMA ARTHA
Mengingat :
1. Undang-undang No. 25 Tahun 1992.
2. Peraturan Pemerintah Nomor : 9 Tahun 1995.
3. Peraturan Pemerintah Nomor : 33 Tahun 1998 tentang modal penyertaan pada koperasi.
4. Pertaturan Menteri dan UKM Nomor 11/PER/M.UKM/XII/2017 tentang Pelaksanaan Kegiatan Usaha Simpan Pinjam dan Pembiayaan Syariah Oleh Koperasi Tanggal 18 Desember 2017.
5. AD dan ART KSPPS Prima Artha.
Memperhatikan:
Rapat Kerja KSPPS Prima Artha pada tanggal 26-27 Desember 2021 di Hotel Catalina, Kopeng, Kabupaten Semarang.
Memutuskan
Menetapkan :
Peraturan Khusus Tentang Pengendalian Internal Koperasi Simpan Pinjam dan Pembiayaan Syariah (KSPPS) Prima Artha.
BAB I
Ketentuan Umum
Pasal 1
(1) Koperasi adalah Koperasi Simpan Pinjam dan Pembiayaan (KSPPS) Prima Artha Kas dan bank serta uang dalam bentuk saldo di rekening digital adalah alat likuid yang segera dapat digunakan, seperti uang tunai dan uang yang tersimpan pada lembaga keuangan lain.
(2) Kewajiban Lancar adalah kewajiban yang harus dipenuhi / disediakan oleh Koperasi maksimal dalam 1 ( satu ) periode tahun buku.
(3) Likuiditas adalah kemampuan Koperasi untuk memenuhi kewajiban jangka pendek.
(4) Pembiayaan yang diberikan adalah dana yang untuk pembiayaan kepada anggota dan dana tersebut masih ada di tangan anggota atau sisa dari pembiayaan tersebut yang masih belum dikembalikan oleh anggota.
(5) Dana yang diterima adalah jumlah Simpanan Anggota, Simpanan Berjangka, Pinjaman Pihak ke 3, Modal Penyertaan, dan Modal Anggota.
(6) Rasio kas adalah perbandingan antara Kas dan bank dengan Kewajiban lancar Koperasi dikalikan 100%.
(7) Rasio pinjaman diberikan terhadap dana yang diterima adalah perbandingan antara Jumlah pinjaman yang diberikan terhadap dana yang diterima dikalikan dengan 100%.
(8) Pengurus adalah Ketua, Sekretaris dan Bendahara Pengurus KSPPS Prima Artha.
(9) Direktur adalah Pengelola yang diangkat oleh Pengurus berdasarkan Surat keputusan (SK) untuk mengelola koperasi.
(10) Tim Manajemen adalah Direktur dan kepala bagian di lingkungan KSPPS Prima Artha.
(11) Kepala Bagian Operasional (KBO) adalah pimpinana di bagian operasional yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur.
(12) Kepala Bagian Marketing (KBM) adalah pimpinana di bagian marketing yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur.
(13) Kepal Bagian Satuan Pengendalian Internal, Remidial, dan Baitul Maal (Kabag. SPI RBM) adalah pimpinan di bagian pengendalian internal, remidal dan baitul maal yang bertanggungjawab langsung kepada Direktur.
(14) Kepala Kantor Kas (Kakankas) adalah Kepala Bagian yang ditugasi untuk merangkap tugas sebagai kepala kantor yang memberikan pelayanan langsung kepada anggota.
BAB II
Manajemen Kas
Pasal 2
(1) Penerimaan kas oleh petugas kasir harus disertai dengan bukti penerimaan yang sah menurut Koperasi.
(2) Otorisasi penerimaan kas oleh petugas kasir langsung dari anggota ditetapkan sebesar Rp. 100.000.000,-, jika lebih dari jumlah tersebut petugas kasir wajib meminta pengisian dan tanda tangan formulir Know Your Customer (KYC) kepada anggota, dan petugas kasir harus melaporkan ke pemangku otoritas untuk menghindari pencucian uang di Koperasi.
(3) Pengeluaran kas oleh petugas kasir harus disertai bukti pengeluaran yang sah menurut Koperasi.
(4) Pengeluaran kas selain transaksi simpanan oleh petugas kasir pusat tanpa persetujuan Direktur dapat dilakukan sejumlah maksimal Rp 500.000,-.
(5) Pengeluaran kas untuk transaksi simpanan dan pembiayaan oleh petugas kasir cabang/kantor kas tanpa sepengetahuan Pjs. Kepala Kantor Kas dapat dilakukan sejumlah maksimal Rp 10.000.000,-
(6) Pengeluaran kas kantor kas/cabang oleh petugas kasir selain transaksi simpanan dan pembiayaan harus atas persetujuan KBO.
(7) Baik penerimaan kas maupun pengeluaran kas, petugas kasir wajib mencatat dalam daftar penerimaan maupun pengeluaran kas Koperasi.
(8) Penandatanganan persetujuan atas pengeluaran kas oleh pejabat berwenang sekurang-kurangnya pada saat uang dikeluarkan sudah disertakan print out riwayat chat terkait persetujuan tersebut.
(9) Penandatanganan persetujuan secara fisik atas pengeluaran kas oleh pejabat berwenang selambat-lambatnya telah tertandatangani kurang dari 7 (tujuh) hari.
Pasal 3
Pelaporan Kas
(1) Jam layanan kas standar ditentukan pada jam 08:00-15.00 untuk hari senin sampai dengan hari jumat, dan jam 09:00- 12.00 untuk hari sabtu.
(2) Perubahan jam layanan kas di luar ketentuan standar diputuskan oleh direktur atas sepengetahuan pengurus.
(3) Titipan dalam bentuk uang setelah kas tutup harus menggunakan bukti transaksi khusus.
(4) Setelah jam tutup kas, AL barkewajiban membuat laporan jumlah kas dan posisi kas akhir hari dirinci urut menurut uang kertas, uang logam kemudian dirinci menurut besaran nominalnya.
(5) Laporan jumlah kas akhir hari harus dicek kebenaranya (Cash opname) oleh pemangku otoritas dan dilaporkan ke manajemen.
Pasal 4
Kelebihan Kas
(1) Sebelum tutup kas, AL harus memperhatikan jumlah posisi kas agar jumlah posisi kas pada akhir hari tidak melebihi jumlah yang telah ditentukan Koperasi yaitu sejumlah Rp 30.000.000,- di cash box kantor kas dan Rp 200.000.000 di brankas kantor pusat.
(2) Kelebihan posisi kas pada akhir hari harus segera dilaporkan kepada Kepala Bagian Operasional (KBO) untuk segera disetor bank.
(3) Ketidaksesuaian terhadap ketentuan kelebihan kas harus disertai alasan-alasan yang kuat dan rasional yang dibuktikan dengan berita acara ditandatangani oleh KBO dan Pjs. Kepala Kantor Kas.
(4) Pelanggaran terhadap kelebihan kas dalam satu bulan tidak boleh lebih dari 3 kali.
Pasal 5
Selisih Kas
(1) Selisih kas baik lebih atau kurang harus dilaporkan kepada KBO dan segera diselesaikan, penyelesaian selisih kas tidak pada hari tersebut harus disertai berita acara dengan menyebutkan alasan yang kuat.
(2) Apabila penyelesaian selisih kas kurang tidak dapat diselesaikan menjadi tanggung jawab petugas kasir.
(3) Apabila penyelesaian selisih kas lebih tidak dapat diselesaikan maka kas lebih dititipkan terlebih dahulu pada rekening kewajiban lainnya, dan apabila dalam jangka waktu 5 hari tidak terselesaikan kas lebih tersebut menjadi pendapatannya Koperasi.
Pasal 6
Mobilitas Kas Antar Kantor dan Bank
(1) Jumlah maksimal pembawaan uang fisik diatur dengan ketentuan sebagai berikut:
a. Membawa uang > Rp 50.000.000,- sampai dengan Rp 100.000.000,- atau pecahan di atas 1.000 lembar harus berdua.
b. Membawa uang > Rp 100.000.000,- sampai dengan Rp 200.000.000,- harus dengan mobil.
c. Membawa uang > Rp 200.000.000,- dengan mobil harus disertai petugas lainnya.
d. Perjalanan mobilitas uang fisik yang melebihi ketentuan di atas dapat dibawa oleh seorang diri selama perjalanan < 5 kilometer di luar antar kantor.
(2) Penyesuaian Rekening Antar Kantor (RAK) harus dilakukan pada hari yang sama.
BAB III
Manajemen Pembiayaan
Pasal 7
Pengurus dan atau pengelola harus mampu mengusahakan Rasio pinjaman diberikan yang diberikan terhadap dana yang diterima minimal di atas 85%.
Pasal 8
Dalam hal terjadi kelebihan likuiditas dan rasio pembiayaan di bawah 85% maka direktur diberi wewenang untuk menurunkan tingkat margin sampai 10 persen dari margin dalam kondisi normal.
Pasal 9
Dalam Hal pengurus dan atau pengelola tidak dapat memenuhi ketentuan pasal 2 dan pasal 3 peraturan ini maka pengurus dan atau pengelola diwajibkan memberikan alasan yang kuat atas sebab-sebab tidak terpenuhinya ketentuan tersebut.
Pasal 10
(1) Koperasi harus mampu mengusahakan Rasio kas sebagaimana pasal 1 ayat (7) dalam peraturan ini minimal diatas 10 % dan maksimum 25 %
(2) Likuditas ideal harian adalah antara 15%-20%.
(3) Likuiditas di akhir tahun menyesuaikan dengan sitem penilaian kesehatan koperasi yang berlaku.
Pasal 11
(1) Koperasi harus mampu mengusahakan Rasio pinjaman diberikan yang diberikan terhadap dana yang diterima sebagaimana pasal 1 ayat (8) peraturan ini minimal diatas 60%.
(2) Kelebihan likuiditas harus diupayakan tetap produktif, sekurang-kurangnya dilakukan penempatan pada perbankan yang memberikan bagi hasil kompetitif.
BAB IV
Manajemen Permodalan
Pasal 12
Sumber dan Jenis Permodalan
(1) Sumber modal Koperasi dapat berasal dari Modal sendiri maupun modal dari pinjaman.
(2) Sumber permodalan dari Modal Sendiri terdiri dari ;
a) Simpanan Pokok
b) Simpanan Wajib
c) Simpanan Wajib Khusus
d) Dana Cadangan
e) Hibah
f) Simpanan Pokok Khusus
g) Simpanan Penyetaraan
(3) Sumber permodalan dari pinjaman dapat bersumber dari:
a) Anggota
b) Anggota Luar Biasa
c) Koperasi Lain
d) Bank dan Lembaga Lainnya.
Pasal 13
Ketentuan Modal Simpanan Pokok
(1) Simpanan Pokok merupakan modal yang bersumber dari anggota sebagai syarat keanggotaan KSPPS Prima Artha.
(2) Besarnya Simpanan Pokok setiap anggota adalah 25.000,-
(3) Simpanan Pokok dibayarkan sekali pada saat mencalonkan sebagai anggota.
(4) Simpanan Pokok dari calon anggota yang belum mendapatkan pengesahan dari Pengurus dicatat sebagai Simpanan Pokok Calon Anggota.
(5) Setelah calon anggota yang bersangkutan ditetapkan sebagai anggota maka Simpanan Pokok Calon Anggota dicatat sebagai Simpanan Pokok.
(6) Simpanan Pokok harus dibayar sekaligus pada saat mencalonkan sebagai anggota.
(7) Simpanan Pokok dicatat dalam Buku Besar Simpanan Pokok Anggota di masing-masing kantor anggota terdaftar.
(8) Simpanan Pokok tidak dapat ditarik kembali selama masih tercatat sebagai anggota.
(9) Simpanan Pokok menjadi komponen pembagian SHU yang mekanisme perhitungannya mengacu kepada Anggaran Rumah Tangga.
(10) Perubahan besarnya Simpanan Pokok berdasarkan perubahan Anggaran Dasar.
Pasal 14
Ketentuan Modal Simpanan Wajib
(1) Simpanan Wajib adalah simpanan yang wajib dibayarkan oleh setiap anggota dalam setiap periode tertentu atau kondisi tertentu dengan ketentuan sebagai berikut ;
a) Simpanan Wajib Anggota adalah simpanan yang wajib dibayarkan oleh masing-masing anggota dalam setiap bulannya sebesar Rp 10.000,-
b) Simpanan Wajib Transaksi Pembiayaan, yaitu simpanan yang wajib dibayarkan oleh setiap anggota pada saat pencairan pembiayaan sebesar 0,4% dari plafond pembiayaan yang disetujui untuk dimasukkan dalam rekening simpanan wajib transaksi atas namanya.
(2) Yang dimaksud simpanan lancar adalah produk simpanan yang berbonus atau bagi hasil selain simpanan berjangka dan simpanan modal.
(3) Pemotongon Simpanan Wajib dari simpanan-simpanan dapat dilakukan secara otomatis atau secara manual dalam setiap bulannya.
(4) Simpanan wajib tidak dapat diambil selama masih tercatat sebagai anggota.
(5) Simpanan Wajib menjadi komponen pembagian SHU yang mekanisme perhitungannya mengacu kepada Anggaran Rumah Tangga.
Pasal 15
Ketentuan Modal Simpanan Wajib Khusus
(1) Simpanan Wajib Khusus (SWK) adalah simpanan yang wajib dimiliki oleh anggota yang ditetapkan sebagai wakil anggota.
(2) Setiap Wakil Anggota sekurang-kurangnya memiliki Rp 5.000.000,- dan maksimal Rp 10.000.000,- dari total SWK
(3) SWK ditujukan untuk memenuhi kekurangan modal dalam memenuhi tingkat kesehatan permodalan koperasi.
(4) Besarnya SWK menyesuaikan kebutuhan modal.
(5) Besarnya SWK masing-masing anggota diputuskan dalam rapat anggota
(6) Pembayaran SWK diputuskan dalam rapat anggota.
(7) SWK tidak dapat diambil secara tunai tetapi dapat dialihkan kepada anggota lain yang mekanisme pengalihannya diatur dengan ketentuan sebagai berikut ;
a) Pengalihan SWK hanya dari dan kepada wakil anggota
b) Pengalihan SWK harus berdasarkan persetujuan Pengurus
c) Kesepakatan besaran pengalihan diserahkan kepada masing-masing wakil anggota yang terlibat;
d) Kesepakatan pengalihan SWK harus tertuang dalam lembar kesepakatan kedua pihak dan diserahkan kepada pengurus;
e) Waktu pengalihan SWK kepada anggota yang lain pada bulan januari.
(8) SWK menjadi komponen pembagian SHU yang mekanisme. perhitungannya mengacu kepada Anggaran Rumah Tangga.
Pasal 16
Ketentuan Sertifikat Modal Penyertaan
(1) Modal Penyertaan adalah sejumlah uang yang diserahkan oleh pemilik modal dan dalam hal ini disebut sebagai Penyerta Modal (PM) kepada Koperasi, sebagai bentuk investasi dalam jangka waktu yang telah disepakati oleh PM dan Koperasi yang tertuang dalam Sertifikat Modal Penyertaan Koperasi (SMP).
(2) Modal Penyertaan dapat dimiliki oleh perorangan ataupun lembaga baik anggota ataupun non-anggota.
(3) Jangka waktu penyertaan minimal 2 (dua) tahun.
(4) Sertifikat Modal Penyertaan hanya dikeluarkan oleh kantor pusat KSPPS Prima Artha dengan Kuasa Koperasi adalah Direktur berdasarkan Surat Keputusan Pengurus.
(5) Nisbah Bagi Hasil Modal Penyertaan berdasarkan keputusan Pengurus atas masukan tim manajemen.
(6) Bagi hasil Sertifikat Modal Penyertaan diberikan setiap sebulan sekali.
(7) Sertifikat Modal Koperasi tidak menjadi menjadi komponen pembagian SHU.
Pasal 17
Ketentuan Simpanan Khusus
(1) Simpanan Khusus adalah simpanan yang mekanisme atau ketentuannya berdasarkan kesepakatan antara Pengurus dengan pemilik simpanan untuk menambah modal sendiri Koperasi.
(2) Simpanan Khusus menjadi komponen pembagian SHU.
Pasal 18
Risiko Permodalan
(1) Pengurus dan atau Pengelola harus mampu mengusahakan Rasio kecukupan modal sendiri terhadap Aktiva Tertimbang Menurut Risiko (ATMR) sebagaimana pasal 1 ayat (4) peraturan ini minimal diatas 8 %.
(2) Pengukuran risiko permodalan mengacu kepada perhitungan ATMR sesuai perundang-undangan yang berlaku.
(3) Penambahan dan pengurangan modal berdasarkan kepada perhitungan ATMR sesuai perundang-undangan yang berlaku.
BAB V
SHU (Sisa Hasil Usaha)
Pasal 19
(1) SHU dibagikan sesuai dengan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga Koperasi
(2) SHU dibagikan setelah disahkan dalam forum Rapat Anggota Tahunan (RAT).
(3) Kepatuhan Koperasi membagi SHU dan bagian SHU untuk anggota dibagi tidak dibagi sama rata.
(4) Kepatuhan Koperasi membagi SHU dan bagian SHU untuk anggota dibagi proprosional dengan besarnya modal anggota kepada koperasi.
(5) SHU yang dibagikan telah dikurangi pajak sesuai ketentuan yang berlaku.
(6) SHU yang dibagikan telah dikurangi potongan dana baitul maal sebesar 2,5% dari total SHU setelah dipotong pajak.
(7) Peruntukan SHU adalah sebagai berikut:
a. SHU untuk anggota adalah 50%
b. SHU untuk Pengurus, Pengawas, Pengelola adalah sebesar 20%
c. SHU untuk Dana cadangan Umum 15%
d. SHU untuk Dana Cadangan Risiko 5%
e. SHU untuk Pembangunan Daerah Kerja 5%
f. SHU untuk Dana Pendidikan Koperasi 5%
Pasal 20
Balas Jasa Simpanan dan Modal Penyertaan
(1) Simpanan yang bersifat sukarela, yaitu selain simpanan pokok, simpanan wajib dan simpanan khusus tidak masuk alam mekanisme pembagian SHU, dan karenanya dapat diberikan bagi hasil atau bonus sesuai dengan akad simpanan yang berlaku dan disepakati dengan anggota.
(2) Rapat Anggota menetapkan besaran nisbah bagi hasil dan tarif kisaran bonus simpanan ataupun modal penyertaan.
(3) Pengurus diberikan kewenangan merubah nisbah bagi hasil simpanan mudharabah atas kesepakatan dengan anggota penyimpan.
(4) Pengurus menerima laporan pengelolaan simpanan.
(5) Apabila ada hal yang dianggap perlu dikoreksi pengurus dapat memutuskan penyesuaian nisbah dan tarif bonus simpanan atau nisbah bagi hasil.
(6) Syarat dan ketentuan simpanan dan modal penyertaan diatur dalam Peraturan Khusus tentang Simpanan.
BAB VI
Pengendalian Risiko
Pasal 21
Pengendalian Reputasi Koperasi
(1) Koperasi berkewajiban menjaga nama baik (reputasi) koperasi dengan mematuhi perundang-undnagan yang berlaku dan menjaga seluruh civitas dari berbagai perbuatan yang dapat merusak nama baik koperasi.
(2) Untuk menghindari hal-hal yang tidak tepat untuk dipublikasikan yang dapat berpengaruh terhadap kepercayaan anggota dan stabilitas usaha koperasi maka menjadi rahasia koperasi.
Pasal 22
Pengendalian Risiko Pembiayaan
(1) Pengendalian risiko pembiayaan adalah pengendalian dari terjadinya kerugian koperasi yang diakibatkan oleh adanya pembiayaan bermasalah, moral hazard, kesalahan prosedural dan kesalahan kebijakan koperasi.
(2) Pengendalian risiko pembiayaan bermasalah diatur dalam Peraturan Khusus Tentang Pembiayaan.
Pasal 23
Pengendalian Risiko Simpanan
(1) Pengendalian risiko simpanan adalah pengendalian dari terjadinya penarikan anggota secara bersamaan.
(2) Koperasi wajib menjaga stabilitas dan kepercayaan anggota dengan mengutamakan pelayanan yang professional, SDM yang kompeten dan berintegritas, dan penjagaan nama baik koperasi.
(3) Pengendalian risiko simpanan diatur dalam Peraturan Khusus Tentang Simpanan.
Pasal 24
Pengendalian dan Pengamanan Aktiva Tetap
(1) Pembelian/ pengadaan aktiva tetap dengan mempertimbangkan rasio total aktiva tetap terhadap komposisi modal.
(2) Pembelian, pemeliharaan dan perbaikan aktiva tetap berdasarkan anggaran koperasi.
(3) Pembelian, pemeliharaan dan perbaikan aktiva tetap yang melebihi anggaran harus berdasarkan persetujuan pengurus.
(4) Pembelian, pemeliharaan dan perbaikan aktiva tetap yang melebihi anggaran dan telah mendapat persetujuan pengurus dimasukkan dalam laporan kepada anggota dalam forum rapat anggota.
(5) Semua aktiva tetap tercatat dalam sistem pembukuan dan disertai kode aktiva tetap.
(6) Penjualan aktiva tetap berdasarkan pertimbangan karena sudah sudah tidak digunakan dan efisiensi biaya.
(7) Penjualan aktiva tetap harus berdasarkan persetujuan pengurus.
(8) Penjualan aktiva tetap dimasukkan dalam laporan kepada anggota dalam forum rapat anggota.
(9) Peminjaman aktiva tetap berdasarkan prosedur peminjaman aktiva tetap disertai bukti tertulis berdasarkan persetujuan direktur.
Pasal 25
Pengendalian dan Pengamanan Dokumen Fisik dan Non Fisik
(1) Semua dokumen diarsip dan disimpan sesuai dengan standar penyimpanan dokumen.
(2) Penempatan dokumen diatur bedasarkan keputusan direktur.
(3) Untuk menghindari kelalaian penyimpanan dokumen maka setiap pegawai berkewajiban untuk menyerahkan dan menyimpan dokumen yang dibawanya pada hari itu juga sesuai dengan SOP yang berlaku.
(4) Untuk memnimalisir risiko kehilangan dokumen maka setiap pegawai berkewajiban untuk menata ruang dan meja kerjanya serapi mungkin.
(5) Penataan meja dan ruang kerja hanya untuk meletakkan barang-barang yang hanya diperlukan.
(6) Barang-barang yang sudah tidak diperlukan lagi ditampung pada satu tempat tertentu dan untuk selajutnya dimusnahkan atau dijual sebagai kertas bekas.
(7) Penjualan barang-barang di luar aktiva tetap atau dokumen yang sudah tidak berlaku atas persetujuan direktur.
(8) Hasil penjualan barang-barang di luar aktiva tetap atau dokumen yang sudah tidak berlaku dimasukkan sebagai pendapatan lain-lain atau dana cadangan.
BAB VII
Pengamanan Kantor, Ruang Kerja, dan Ruang Penyimpan Uang
Pasal 26
(1) Kunci kantor dibawa dan digunakan untuk membuka dan menutup kantor oleh petugas yang ditunjuk.
(2) Petugas yang ditunjuk untuk memegang kunci kantor adalah Penjaga Malam, Staf Operasional, KBO, Pjs. Kepala Kantor Kas, dan Dirketur.
(3) Selain yang tersebut pada pasal ini hanya boleh memegang kunci untuk sementara waktu atas persetujuan KBO.
(4) Pemegangan kunci selain oleh petugas yang ditunjuk karena pulang lebih akhir, atau karena adanya tugas yang mengharuskan membawa kunci maka setelah tugasnya selesai harus diberikan ke petugas tetap pembawa kunci sebelumnya.
Pasal 27
(1) Pemegang kunci ruang kerja adalah yang menempati ruang kerja.
(2) Pemegang kunci pintu khazanah adalah KBO dan Pjs. Kepala Kantor Kas.
(3) Pemegang kunci cash box adalah Staf AL
(4) Pembuka kode brankas adalah KBO dan Pjs. Kepala Kantor Kas.
(5) Apabila KBO dan Pjs. Kepala Kantor Kas berhalangan hadir maka pembukaan brankas dapat digantikan oleh Kabag SPI dan Direktur.
Pasal 28
(1) Setiap pegawai berkewajiban menjaga keamanan, kenyamanan dan kerapian meja dan ruang kerjanya masing-masing.
(2) Barang yang diperbolehkan ada dalam ruang dan meja kerja adalah barang-barang yang terkait dengan pekerjaan pegawai yang bersangkutan untuk digunakan secara harian.
(3) Dokumen yang karena sifatnya tidak untuk digunakan setiap hari maka harus disimpan pada tempat penyimpanan yang rapi.
(4) Jaket, perlengkapan sholat, tas, helm ditaruh pada tempat-tempat yang telah ditentukan.
(5) Setiap pegawai berkewajiban untuk saling mengingatkan akan kebersihan, kenyamanan, kerapian dan keamanan ruang dan meja kerja semuanya.
(6) Setiap pimpinan wajib memberikan contoh kerapian ruang dan meja kerja.
(7) Setiap pimpinan wajib menegur bawahannya yang tidak rapi dalam menata meja dan ruang kerjanya.
(8) Barang-barang yang memang sudah tidak terpakai harus ditempatkan pada tempat barang tak terpakai untuk selanjutnya dijual sebagai barang bekas.
(9) Barang-barang yang tidak untuk digunakan dalam jangka waktu harian maka harus ditempatkan di tempat khusus.
(10) Semua barang elektronik dilarang ditempatkan barang apapun di atasnya tanpa adanya pelindung barang elektronik tersebut.
Pasal 29
Masuk kerja lebih awal atau pulang lebih akhir harus atas persetujuan KBO.
BAB VIII
Bukti Transaksi
Pasal 30
Tanda Tangan Bukti Transaksi dan Tindakan Lainnya
(1) Setiap bukti transaksi harus disertai tanda tangan yang cukup dan sah.
(2) Setiap perpindahan aset, baik yang bersifat sementara (peminjaman/penyimpanan) ataupun bersifat tetap (penjualan) harus disertai tanda tangan para pihak yang terkait.
(3) Transaksi pemindahan rekening satu kerening lain yang tidak secara tunai disebut sebagai transksi Nota Debet Kredit (NDK).
(4) Transaksi NDK simpanan yang pemohonnya tidak datang dan menandatangani secara fisik di hadapan AL maka harus disertai bukti chat whatsapp dan video call.
(5) Screenshoot whatsapp dan videocall menjadi dasar bagi pejabat untuk menyetujui permohonan NDK tersebut.
(6) Berikut adalah mekanisme dan para pihak terkait yang terlibat dalam penandatanganan bukti transaksi dan tindakan lainnya:
|
TRANSAKSI TUNAI |
PEMOHON |
PENGINPUT |
MENGETAHUI |
|
Setoran Simpanan |
Anggota |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Penarikan Simpanan |
Anggota |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Angsuran Pembiayaan |
Anggota |
AL |
KBO/Kakankas |
|
UMB/BDD |
KBO |
AL |
Direktur |
|
Kasbon |
Pemohon |
KBO |
Direktur |
|
Pencairan Pembiayaan |
Anggota |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Penarikan tabungan |
Anggota |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Kas Marketing |
Pemohon |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Pembebanan Tunai |
Pemohon |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Pembukaan SIMKA Tunai |
Pemohon |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Penutupan Rekening SImpanan |
Ahli Waris |
AL |
KBO/Kakankas |
|
TRANSAKSI NOTA DEBET-KREDIT DAN NON TUNAI LAINNYA |
Pembuat/ Pemohon |
Penginput/ Checker |
Persetujuan / Mengetahui |
|
NDK-Simpanan ke Angsuran |
Marketing |
AL |
KBO/Kakankas |
|
NDK-Bank ke Angsuran |
Marketing |
AL |
KBO/Kakankas |
|
NDK-Bank ke simpanan |
Marketing |
AL |
KBO/Kakankas |
|
NDK-Bank ke beban |
KBO |
AL |
Direktur |
|
NDK-Administrasi Bank sebagai beban |
AL |
AL |
KBO/Kakankas |
|
NDK-Simpanan ke simpanan |
Anggota |
AL |
KBO/Kakankas |
|
NDK- Simpanan ke Bank |
Marketing / AL |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Pembebaban non Tunai |
Pemohon |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Pembukaan SIMKA NDK |
Pemohon |
AL |
KBO/Kakankas |
|
TRANSAKSI AKTIVA TETAP |
Pembuat/ Pemohon |
Penginput/ Checker |
Persetujuan/ Mengetahui |
|
Persetujuan Pembelian Aktiva Tetap |
KBO |
Direktur |
Ketua Pengurus |
|
Persetujuan Penjualan Aktiva Tetap |
KBO |
Direktur |
Ketua Pengurus |
|
Pembelian Aktiva Tetap |
KBO |
AL |
Direktur |
|
Penjualan Aktiva Tetap |
KBO |
AL |
Direktur |
|
Peminjaman Peralatan/Kendaraan |
Peminjam |
KBO |
Direktur |
|
SERAH TERIMA DAN PENYIMPANAN AGUNAN |
Pemesan |
Penginput/ Checker |
Persetujuan / Mengetahui |
|
Pengambilan Agunan |
Marketing |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Penerimaan Agunan |
Marketing |
AL |
KBO/Kakankas |
|
Penyimpanan Agunan |
Marketing |
AL |
SO |
|
Pelunasan Pembiayaan |
Marketing |
AL |
KBO/Kakankas |
|
DOKUMEN PENAGIHAN DAN PERINGATAN |
Pemesan |
Pembuat |
Pemeriksa/ Checker |
|
Informasi Tagihan |
Marketing |
AL |
SPI |
|
Surat Peringatan 1 |
Marketing |
AL |
SPI |
|
Surat Peringatan 2 |
Marketing |
Adm Pusat |
SPI |
|
Surat Peringatan 3 |
Marketing |
Adm Pusat |
SPI |
Hal-hal yang belumcukup diatur dalam hal ketentuan ini maka akan diputuskan oleh Direktur atas persetujuan Ketua Pengurus.
BAB IX
Audit Internal
Pasal 31
Audit Internal Koperasi
(1) Audit internal koperasi dilakukan oleh Kepala Bagian Satuan pengendalian Internal.
(2) Hasil pemeriksaan dilaporkan kepada direktur selambat-lambaatnya sebulan sekali.
(3) Pemeriksaan meliputi segala apapun untuk memastikan antara apapun yang dijalankan telah sesuai dengan ketentuan yang berlaku.
(4) Kesalahan atau penyimpngan yang bersifat kecil dan tidak material diberikan pembinaan langsung oleh SPI.
(5) Kesalahan yang berulang dan tidak ada upaya perbaikan maka pembinaan diserahkan kepada direktur.
(6) Pelaksanaan audit internal mengacu kepada Anggaran Dasar (AD), Anggaran Rumah Tangga (ART), Peraturan Khusus (Persus), Standar Operasional Prosedur (SOP) dan ketentuan serta keputusan lain yang berlaku di lingkungan koperasi.
(7) Teknis pengauditan diatur dalam SOP Audit Internal.
Pasal 32
Ketentuan Penutup
(1) Ketentuan yang telah ada sebelumnya yang isinya telah dirubah dalam ketentuan ini maka menjadi tidak berlaku.
(2) Ketentuan yang belum ada sebelumnya yang isinya telah dirubah dalam ketentuan ini maka menjadi tidak berlaku.
Ditetapkan di : Sleman
Tanggal : 31 Desember 2021
|
Pengurus KSPPS Prima Artha, |
|
|
|
|
|
R. Agus Choliq, S.E., M.M. |
R. Yuwan Sikra, S.H. |
|
Ketua |
Sekretaris |